Plateforme de travail

Poppy Station centralise ses ressources numériques et ses événements sur Microsoft Teams. Son accès est attribué exclusivement sur invitation, qui diffère selon votre situation :

  • Vous être membre du conseil d’administration : il vous est accordé une adresse de messagerie @poppy-station.org. Utilisez cette adresse mél pour vous authentifier et accéder aux ressources Teams
  • Vous êtes adhérent : vous recevez une invitation Microsoft sur votre adresse de messagerie professionnelle de votre société ou personnelle. Acceptez l’invitation puis utilisez cette adresse mél pour vous authentifier et accéder aux ressources Teams
  • Vous n’assistez qu’à un événement ponctuel : vous recevez une invitation à la réunion en visio, il suffit de cliquer sur le lien le jour J pour la rejoindre directement

Accès rapide à mes outils de travail

➡️ Télécharger Microsoft Teams pour ordinateur de bureau ou mobile. Si vous ne souhaitez pas installer l’application, vous pouvez aussi l’utiliser via un navigateur Web avec le lien ci-après :

➡️ Ouvrir maintenant Microsoft Teams dans mon navigateur ⚠️ Attention : à date du 8 avril 2021, Microsoft Teams ne supporte pas encore les réunions en visio sur les navigateurs Safari et Firefox

➡️ Ouvrir ma messagerie Poppy Station (membres du CA et salariés seulement)

Instructions pour les membres du conseil d’administration et salariés

Les membres du CA et salariés reçoivent sur leur adresse e-mail professionnelle une invitation à activer leur adresse e-mail @poppy-station.org. Il est impératif de l’activer avant toute chose, en cliquant sur Connexion à Office 365 dans le mél d’invitation reçu. Vous devrez changer le mot de passe par défaut.

Une fois l’opération terminée vous avez accès à Office 365 pour Poppy Station. A gauche de cet écran d’accueil se trouvent les raccourcis vers les outils, par exemple :

  • Outlook pour consulter et rédiger vos méls avec votre adresse @poppy-station.org
  • Teams pour collaborer en équipe (conseils d’administration, groupes de travail, projets, etc)
  • Forms pour créer des formulaires et collecter des réponses (par ex création de formulaires pour les événements de l’association)
Invitation pour activer un compte @poppy-station.org et page d’accueil d’Office 365 pour Poppy Station

⚠️ Votre adresse mél Poppy Station est ensuite la seule qui permet de vous authentifier sur Microsoft Teams et sur tous les outils Office 365 : n’utilisez plus l’adresse mél professionnelle sur laquelle vous avez reçu votre invitation initiale.

L’association utilise Teams comme plateforme de travail principale, ainsi pour plus de praticité, téléchargez l’application de bureau Microsoft Teams en cliquant ici. pour éviter de devoir conserver l’écran d’accueil Office 365 ouvert dans votre navigateur. Une fois téléchargé, authentifiez-vous avec votre nouvelle adresse e-mail Poppy Station et vous aurez directement accès à vos ressources Poppy Station : équipes, groupes de travail et fichiers.

Mettre en place une redirection mél

Si vous ne souhaitez pas consulter vos méls Poppy Station régulièrement, il est souhaitable de créer une redirection afin de ne pas louper les futures invitations et correspondances qui vous seront envoyées. Prenez note que votre adresse @poppy-station.org existera toujours et qu’il faudra l’utiliser pour vous authentifier dans tous les cas.

Pour transférez, ouvrez Outlook puis cliquez sur les paramètres en haut à droite. Tapez « transfert » puis cliquer sur l’option « Transfert » qui apparaît. Vous pouvez ensuite taper l’adresse mél vers laquelle vous souhaitez transférer vos messages et valider :

Activer le transfert de messages de mon adresse @aquitaine-robotics.fr vers une autre adresse mél
Activer le transfert de messages de mon adresse @poppy-station.org vers une autre adresse mél

Centraliser mes méls dans Mozilla Thunderbird

Si vous avez déjà des comptes méls dans Mozilla Thunderbird, vous pouvez y ajouter celui de Poppy Station en appuyant sur les touches Alt + n puis a (ou alors Édition → Paramètres des comptes) puis Gestion des comptes → Ajouter un compte de messagerie. Dans la fenêtre d’ajout de nouveau compte, tapez votre nom, adresse mél et mot de passe puis validez. Thunderbird configurera les paramètres automatiquement : confirmez simplement l’ajout de compte pour terminer. Votre compte mél Poppy Station apparaîtra ensuite à côté de vos autres boîtes méls dans Thunderbird.

Remarque : si l’ajout du compte est impossible pour cause de paramètres invalides ou bien si seul l’envoi d’un mél ne fonctionne pas, demandez à un administrateur si les protocoles SMTP authentifié et IMAP sont activés pour votre compte. Autres protocoles : L’usage du protocole Exchange/MAPI ne convient qu’en cas d’utilisation de Outlook car il n’est pas interopérable, et POP3 est obsolète.

Paramétrage des serveurs IMAP et SMTP dans Thunderbird

Instructions pour les autres adhérents

Les autres adhérents (non-membres du CA) reçoivent sur leur adresse e-mail professionnelle une invitation à accéder aux applications de Poppy Station provenant d’un administrateur. Il est impératif d’accepter cette invitation avant toute chose. Notez que les adhérents ne possèdent pas d’adresse @poppy-station.org et devront continuer d’utiliser leur adresse mél professionnelle sur laquelle ils ont été invités pour se connecter aux ressources de Poppy Station.

Invitation à accepter pour accéder aux ressources Poppy Station

Selon votre situation, trois cas peuvent survenir au moment où vous acceptez l’invitation :

  • 1️⃣ CAS n°1 : vous n’avez pas de compte Microsoft sur votre adresse professionnelle : vous devrez saisir votre Prénom, nom et mot de passe pour finaliser la création d’un compte invité exclusivement pour les ressources Poppy Station
  • 2️⃣ CAS n°2 : vous avez déjà un compte Microsoft sur votre adresse professionnelle et vous connaissez son mot de passe : acceptez l’ajout de votre accès invité Poppy Station à votre compte existant
  • 3️⃣ CAS n°3 : Microsoft tente de vous connecter à un compte dont vous ne connaissez pas le mot de passe* : il semble que vous ayez déjà un compte Microsoft sur votre adresse professionnelle (peut-être malgré vous ?) mais vous en avez perdu l’accès, dans ce cas :
    • Essayez l’option « J’ai oublié mon mot de passe »
    • Sinon, cherchez « Office 365 » ou « Microsoft » dans vos anciens méls : votre organisation vous a sûrement fourni une procédure pour créer un compte Microsoft, puis acceptez l’invitation Poppy Station dès que vous avez récupéré le mot de passe de votre compte
    • Vous pouvez toujours contacter la DSI ou les administrateurs informatiques de votre organisation pour leur demander comment réinitialiser le mot de passe de votre compte Microsoft Office 365
    • Si le problème persiste, contactez-nous en nous indiquant une adresse mél personnelle : nous vous renverrons l’invitation à cette nouvelle adresse
3 cas possibles lorsque vous acceptez l'invitation
3 cas possibles lorsque vous acceptez l’invitation : cas 1 : pas de compte Microsoft ; cas 2 : compte existant et accessible ; cas 3 : compte existant mais inaccessible

Selon les cas quelques informations supplémentaires vous seront demandées. Au final, vous serez redirigés vers la présente page d’instructions et pouvez vous connecter à Microsoft Teams en utilisant votre adresse mél professionnelle pour vous authentifier.

*y compris si cette adresse semble spéciale avec un code #ext# du type dupont_univ.fr#ext#@univ.onmicrosoft.com, dans ce cas remplacez-la par votre adresse e-mail « normale » pour réinitialiser le mot de passe

Instructions pour les participants ponctuels

Les participants ponctuels aux événements ou groupes de travail de Poppy Station reçoivent généralement une invitation à une réunion en visio dans leur boîte mél, qui ne leur permet d’accéder qu’à cette réunion.

Changement entre multiples espaces de travail

Les organisations dans lesquelles vous travaillez utilisent peut-être déjà Microsoft Teams au quotidien. L’ajout d’un nouvel espace (Poppy Station) se conditionne à une facilité d’accès à tous vos espaces de travail, afin notamment de minimiser la durée et l’effort pour passer d’un espace à un autre.

Microsoft Teams rend très simple le changement de contexte entre un compte et un ou plusieurs compte(s) invité(s) (par exemple : votre compte organisationnel + votre compte invité Poppy Station si vous êtes adhérent) via une simple liste déroulante en haut à droite de Teams.

En revanche, Microsoft Teams ne permet pas facilement le changement de contexte entre deux comptes (par exemple : votre compte organisationnel + votre compte Poppy Station si vous êtes administrateur) : la procédure nécessaire est la déconnexion puis re-connexion par saisie de mél et mot de passe. Une fonctionnalité de changement de contexte plus aisée est cependant prévue incessamment sous peu.

Mailing list

La liste de diffusion framalistes sera prochainement remplacée par la liste qui contient directement tous les adhérents sur Microsoft Office 365 : tous_@_poppy-station.org

Son usage reste déprécié : l’usage de Teams permet de citer des utilisateurs ou groupes d’utilisateur, ce qui leur envoie un mél s’ils ne sont pas connectés, et permet ainsi de s’adresser aux bons destinataires plus finement qu’une mailing list globale.

Assistance technique Teams (contact administrateurs)

En cas de problème technique, veuillez écrire à assistance_@_poppy-station.org